La majeure partie des contenus électroniques n’étant pas considérés comme des contenus « vivants », leur archivage (voire leur destruction) devient impératif afin, notamment, de réduire les coûts associés à leur conservation dans les systèmes d’information et de favoriser également l’efficience de ces systèmes.
Au‐delà de ces préoccupations se dressent d’autres éléments, catalyseurs du recours à un archivage électronique.
Ces éléments relèvent :
- de la gestion de contenu : besoin de faciliter la recherche d’information au sein des contenus archivés,
- de la sécurité : volonté de sécuriser les contenus, de préserver l’intégrité des informations sur de longues périodes et
- du contexte légal et/ou réglementaire dont de nombreuses organisations interrogées par MARKESS International voient un déclencheur de leurs projets.
L’archivage de contenus à valeur probatoire devrait ainsi se développer dans une grande majorité d'organisations d’ici 2012. En tête des contenus pour lesquels un archivage à valeur probatoire est jugé nécessaire figurent :
- Les factures, clients ou fournisseurs : dématérialisées au sens fiscal, les factures doivent être conservées selon les conditions d’archivage décrites par le Code Général des Impôts (cf. articles 289bis et 289V). Dans un souci de simplification et de généralisation de la dématérialisation des factures, notamment aux PME, une instruction fiscale de janvier 2007 autorise, sous certaines conditions, les entreprises émettant des factures au format papier à se passer de leur archivage physique et à opter pour leur archivage électronique, conférant ainsi la valeur probatoire au double électronique ;
- Les bulletins de paie : leur format électronique a valeur légale suite à la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures promulguée le 13 mai 2009, et qui stipule que la remise du bulletin de paie peut s’effectuer sous forme électronique avec l’accord du salarié et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.
D’ici 2012, les organisations interrogées par MARKESS International indiquent également s’intéresser à l’archivage à valeur probatoire pour les correspondances électroniques, tout en gardant un intérêt soutenu pour les factures et les bulletins de paie, ainsi que pour les documents et données d’ordre comptable et financier.
Pour aller plus loin sur ce sujet, le Référentiel de Pratiques : "Archivage & Conservation de Contenus Electroniques", synthèse de 20 pages de la dernière étude de MARKESS International, est disponible gratuitement en téléchargement.
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