Le nouveau référentiel de pratiques de l'étude de MARKESS International consacrée à l'optimisation des processus documentaires est disponible en téléchargement gratuit à ce lien.
Cette synthèse de 15 pages présente les grands résultats d'une enquête conduite auprès de 115 décideurs au sein d'entreprises et d'administrations, ainsi que d'une quarantaine d'acteurs du marché.
En 2012, la quasi‐totalité des décideurs interrogés reçoivent encore tout ou partie de leurs documents et courriers au traditionnel format papier. Cela reste donc toujours un canal incontournable même si de nombreuses entreprises souhaitent ensuite supprimer la diffusion du papier en interne en ayant recours à la numérisation des documents reçus. En complément de ce canal, le numérique est néanmoins couramment utilisé par ces mêmes décideurs puisqu’ils sont 87% à citer au moins un canal numérique par lequel sont reçus courriers et documents :
- Courrier électronique (avec ou sans pièce jointe), également fortement présent dans les échanges avec plus 3 décideurs sur 4 déclarant recevoir par ce biais les documents et courriers les concernant dans le cadre de leurs missions. Les documents RH et clients sont plus particulièrement concernés par ce canal entrant ;
- EDI (Echange de Données Informatisées), quel que soit le format de données (EDIFACT, XML, ODETTE, etc.) : notamment pour des données ayant trait à la logistique, aux achats, voire aux RH ;
- FTP (File Transfer Protocol), protocole de communication permettant l’échange de fichiers informatiques sur un réseau internet ;
- Web EDI ou EFI (Echange de Formulaires Informatisés).
Le fax reste un canal fortement utilisé pour la réception des documents, notamment pour les documents « clients » et ceux relatifs aux achats.
Pour en savoir plus sur l'étude "Optimisation des processus documentaires – Solutions pour les documents et courriers entrants/circulants" :
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