MARKESS News

Fonction RH : les leviers pour mieux répondre aux attentes des collaborateurs et des directions générales

Evolution du rôle de la DRH, exigences des collaborateurs, réglementation contraignante, contexte économique tendu, cycles qui se raccourcissent, essor des usages numériques modifiant les méthodes et conditions de travail…, les pressions qui pèsent sur la fonction RH sont nombreuses et variées. Aussi, de nouveaux leviers doivent être identifiés afin de gagner en agilité et en résilience, réussir les transformations mises en œuvre et adapter les structures et modèles managériaux à l’entreprise de demain, mieux gérer le capital humain, fidéliser les collaborateurs et séduire les nouvelles recrues. Les technologies de l’information offrent diverses solutions à la fonction RH pour l’accompagner dans ces défis à relever, qu’il s’agisse de solutions permettant de dématérialiser les documents RH, d’apporter une dimension collaborative au SIRH (avec l’intégration de fonctionnalités liées aux portails, aux réseaux sociaux d’entreprise…), ou encore d’accéder au SIRH en situation de mobilité/nomadisme ou de répondre aux besoins liés au télétravail.

Quelles contraintes majeures pèsent sur la fonction RH aujourd'hui ? Quels leviers technologiques sont à sa disposition pour l'aider à y répondre et à adopter une approche innovante ? Qu'attendent les collaborateurs de leur direction ou service en charge des RH ? MARKESS International souhaiterait recueillir votre opinion dans le cadre de cette nouvelle recherche conduite auprès de décideurs et de responsables au sein de DRH et de collaborateurs et managers.

Pour contribuer à cette réflexion, MARKESS International vous invite à répondre au questionnaire adapté à votre profil (cliquez sur le lien ci-dessous vous correspondant) :

• Vous êtes impliqué(e) dans des projets RH à composantes technologiques menés par votre entreprise ou votre administration , cliquez ici
• Vous êtes manager ou collaborateur dans une entreprise ou une administration, cliquez ici
• Vous être prestataire de solutions technologiques ou de services associés, cliquez ici

Vous pouvez contribuer en répondant d’ici le 15 février 2012

 En vour remerciant de votre contribution,

Hélène Mouiche
Analyste Senior - Responsable Expertise RH

Mapping de prestataires sur le marché de la dématérialisation de documents sortants

Le marché de la dématérialisation, qui devrait connaître une croissance soutenue malgré la crise (+14% de croissance moyenne annuelle sur la période 2011-2013), se structure au rythme d’acquisitions et de rapprochements, notamment afin de proposer des solutions plus globales incluant une forte dimension services. La variété de prestataires présents sur le marché de la dématérialisation de documents sortants apporte ainsi des réponses au travers d’offres, tant en solutions applicatives qu’en services, en adéquation avec les besoins des entreprises. Deux dimensions peuvent être retenues pour distinguer les différents profils d'acteurs intervenant sur ce marché : d’un côté, la spécialisation sur un segment précis de la dématérialisation à l’opposé d’une approche plus globale ; et de l’autre, le modèle économique originel et sur lequel reposent principalement les activités des fournisseurs de solutions (services vs. applications).

MARKESS International a dressé un mapping identifiant quelques uns des acteurs intervant sur ce marché. Il a été réalisé grâce aux retours des décideurs et prestataires interrogés, mais également grâce à notre connaissance de ce marché. Les noms des sociétés en bleus sont clicables et vous mèneront vers des profils, rédigés par nos analystes.

Pour en savoir plus sur l'étude "Dématérialisation de documents sortants : enjeux & perspectives, France - 2011-2013"

Téléchargez le Référentiel de Pratiques associé

Découvrez la table des matières de l'étude réalisée sur le sujet

 

La crise économique, catalyseur de projets de dématérialisation

Dans son étude Dématérialisation de documents sortants : enjeux & perspectives MARKESS International révèle que, pour 3 décideurs interrogés sur 4, l'une des motivations à leurs projets de dématérialisation repose sur la situation économique actuellement tendue et la nécessité de trouver de nouvelles sources d’économies. Il s'agit non seulement de réduire les coûts associés au traitement de certains processus, mais également de moderniser ou de repenser des processus gérés jusqu'alors manuellement ou encore d'accélérer les flux qui y sont associés.

La majorité des décideurs interrogés s’accorde sur les gains suivants que procure la dématérialisation des documents sortants :

• Les bénéfices économiques liés à la réduction de divers coûts : coûts des consommables associés à l’émission de documents au format papier (toner, papier, enveloppes, etc.), coûts d’affranchissement, ainsi que divers coûts annexes, voire « cachés », résultant des reproductions, de la manipulation des documents papier, de la gestion des parcs d’imprimantes, des stocks de fournitures, etc. ;

• Des gains de temps, que ce soit en termes de distribution des documents aux destinataires, de préparation des documents ou de retour attendu (validation, paiement…). Ainsi pour cet établissement financier ayant fait le choix de dématérialiser le processus de signature, de production et d’émission des contrats, les bénéfices en termes de réduction des délais sont significatifs et multiples : réduction de 15 jours sur les délais de production des contrats et de 11 jours sur leur signature ;

• L’amélioration de la traçabilité et du suivi des documents émis, notamment grâce aux fonctionnalités de suivi et de reporting proposées par les solutions de dématérialisation permettant une fiabilisation des processus de traitement. Cet aspect devrait également se renforcer suite au décret de février 2011 indiquant les conditions de validité du procédé d’envois de lettres recommandées par courrier électronique, même si à l’heure actuelle, seuls les courriers relatifs à la conclusion et à l’exécution d’un contrat peuvent être concernés par un tel dispositif ;

• L’amélioration de l’image de l’entreprise, la dématérialisation étant synonyme de modernité et d’innovation pour les organisations souhaitant par exemple migrer vers une relation client numérique plus aboutie ou offrir à leurs clients des services à valeur ajoutée, en mettant par exemple à disposition leurs factures au format électronique au travers d’un portail offrant également des services personnalisés.

Multiples et variés, les bénéfices de la dématérialisation de documents sortants ne sont pas limités à l’entreprise mettant en œuvre les projets ; ses partenaires, qu’ils soient clients, fournisseurs, collaborateurs…, peuvent également espérer des gains de même nature. Aussi, il est important que chaque partie prenne conscience des bénéfices conjoints qu’elles peuvent en tirer afin de contribuer à une généralisation équilibrée de la dématérialisation.

Hélène Mouiche

Analyste Senior - Reponsable de l'Expertise "Gestion de l'information" 

Pour en savoir plus sur l'étude Dématérialisation de documents sortants - enjeux & perspectives :

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De nouvelles contraintes pèsent sur les solutions de gestion intégrée ERP/PGI

Les décideurs interrogés par MARKESS International dans le courant de l'été 2011 mentionnent être confrontés à de multiples contraintes en regard des solutions de gestion intégrée qu'ils ont déployées. Au-delà des aspects propres aux spécificités de ces solutions (coût des licences et de la maintenance associée, manque de souplesse, paramétrage complexe, développements applicatifs complémentaires, nécessité d’avoir un administrateur fonctionnel…), ils identifient également des contraintes consécutives à l’évolution de leurs besoins (techniques et fonctionnels) en matière de gestion de processus. Ainsi, certains décideurs prennent conscience de la faiblesse de leur ERP dans la gestion des processus collaboratifs ou de sa difficulté à s’intégrer aux environnements web.

La progression inéluctable de la dématérialisation des échanges et des documents est par ailleurs l’élément majeur qui impacte aujourd’hui les solutions de gestion intégrée. Quels que soient les documents (entrants, sortants ou circulants) et quelle qu’en soit leur nature, les entreprises et administrations prennent progressivement la voie de la dématérialisation afin d’automatiser des processus encore majoritairement gérés manuellement. Elles recourent ainsi à des solutions spécifiques, par exemple pour dématérialiser leurs factures fournisseurs. Néanmoins, il est important que ces solutions communiquent avec l’ERP en place de façon à rapprocher les factures des bons de commande par exemple.

D’autres besoins évoqués par les décideurs ont une incidence sur les solutions de gestion intégrée en place :

• Les exigences de traçabilité qui découlent d’un environnement légal et réglementaire, ainsi que de contrôles internes toujours plus stricts ;
• Les besoins accrus en "business analytics" [1] permettant d’anticiper et de prendre des décisions stratégiques dans un contexte métier ou sectoriel précis ;
• L’évolution des modes collaboratifs internes, à l’image de l’immixtion des divers réseaux sociaux et autres médias communautaires dans les pratiques professionnelles ;
• La montée en puissance des interactions via le web, par exemple dans le cadre de la relation client ou de la relation citoyen ;
• Le développement des usages professionnels sur équipements mobiles, et notamment sur smartphones et tablettes numériques, qui ne doivent pas se limiter à donner accès aux collaborateurs en situation de mobilité à des applications comme la messagerie électronique mais également à des applications de gestion telles que celles proposées par les ERP afin d’accéder aux données métiers.

En réponse à ces besoins, près de 9 décideurs sur 10 estiment que leur solution de gestion intégrée doit évoluer afin d’intégrer à sa périphérie des fonctionnalités additionnelles... dont certaines proposées en mode SaaS (Software as a Service). Cette tendance n'est pas sans incidence et impacte directement les approches des offreurs du marché : ils doivent ajuster leurs modèles et revoir aussi, dans certains cas, leur écosystème de partenaires. Pour en savoir plus sur cette étude :

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Hélène Mouiche

Analyste Senior - Reponsable de l'Expertise "Gestion de l'information" 

Abonnez-vous à notre blog pour recevoir le prochain billet qui présentera les différents types d’acteurs accompagnant les organisations dans l'évolution de leurs solutions de gestion intégrée. Vous y découvrirez les profils de quelques prestataires rédigés par nos analystes.

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[1] Approche itérative et méthodique d’exploration des données d'une organisation en mettant l'accent sur l'analyse statistique de celles-ci. 

Lorsque la dématérialisation impacte les applications de gestion

Le constat est implacable : plus de la moitié des décideurs interrogés dans le cadre de l'étude menée récemment par MARKESS International sur les évolutions des solutions de gestion intégrée [1] (ou ERP - Enterprise Resource Planning) estime que le développement de la dématérialisation des documents impacte les applications de gestion déployées dans les entreprises et administrations, et notamment les ERP. Ils sont même 84% à exprimer des besoins envers des fonctionnalités ayant trait à la dématérialisation, de la mise au format numérique des documents à leur archivage électronique, en passant par les outils permettant d’associer une vocation probatoire aux documents ainsi dématérialisés (signature électronique, horodatage, traçabilité, par exemple).

La dématérialisation des documents (qu'ils soient entrants, sortants ou circulants) progresse en effet sans conteste dans les entreprises et administrations afin d’automatiser des processus encore majoritairement gérés manuellement. Elles recourent ainsi à des solutions, souvent spécifiques, externalisées ou non, qui leur permettent de dématérialiser bons de commandes, éléments des dossiers d'appels d'offre, factures clients (professionnels et particuliers), bulletins de paie...

Derrière ces pratiques, les motivations sont multiples : économies, comportement éco-responsable, et tout simplement évolution naturelle vers un monde numérique... Un autre élément semble également jouer un rôle important, si ce n'est prépondérant : le contexte légal et réglementaire. Parfois vu comme un frein à l'essor des projets de dématérialisation (flou des dispositifs techniques à mettre en place, nature des enjeux associés aux documents à vocation probatoire telles que les factures, problématiques juridiques et fiscales variables selon les Etats, etc.), il est également et surtout un levier indispensable au développement de la dématérialisation, tour à tour incitatif et contraignant.

Les premières tendances ressortant de l'enquête menée actuellement par MARKESS International sur la dématérialisation des documents sortants laissent, en tout état de chose, présager du caractère fort de la législation ; et ce, loin devant le contexte économique en berne qui incite pourtant les entreprises à réduire leurs coûts et à optimiser leurs processus et performances. Ce que permettent indéniablement les projets de dématérialisation... 

Si vous souhaitez recevoir, en avant-première, la synthèse des résultats clés de cette étude, nous vous invitons préalablement à y contribuer en répondant en ligne aux questions associées d’ici le 15 octobre 2011 :

• Vous travaillez au sein d’une entreprise privée, une administration ou une organisation publique, cliquez ici
• Vous être prestataire de solutions en lien avec la dématérialisation, cliquez ici.

Hélène Mouiche
Analyste Senior - Responsable de l'Expertise Gestion de l'Information 

 

[1] Pour plus d’informations sur l'étude "Attentes des entreprises avec les solutions de gestion intégrée face aux nouveaux enjeux", contactez Jean-Baptiste Rival, jbrival@markess.com