A l'heure où le document papier fait progressivement place au document numérique et où les pressions s'intensifient sur les entreprises (traçabilité, réactivité, crise économique...), MARKESS International analyse dans sa dernière étude la gestion des processus associés aux documents et courriers entrants. L’analyse des attentes des décideurs laisse apparaître de réels besoins d’optimisation de ces processus avec, à la clé, des gains tangibles et opérationnels.
Ce sont près des deux tiers des 115 décideurs interviewés qui considèrent que les processus associés à la gestion des divers documents reçus par leurs services (factures fournisseurs, contrats, réclamations clients, formulaires, demandes de congé, etc.) sont loin d'être optimisés !
Les raisons à cette situation sont multiples, tant d’ordres culturel, organisationnel, technique que liées aux évolutions des pratiques. Ainsi les entreprises doivent tenir compte de l’apparition de nouvelles formes de dématérialisation, par exemple, à la source ou directement auprès de l’expéditeur des documents via des formulaires de saisie mais aussi grâce aux technologies mobiles permettant la numérisation à partir d’un smartphone. Il devient également nécessaire de prendre en considération la dématérialisation de documents à vocation probatoire afin de s’affranchir du document papier et pouvoir considérer le document numérique comme original en cas de litige ou d’apport de la preuve.
L’une des raisons expliquant également cette situation non optimale est liée à l’automatisation encore partielle de la chaîne de gestion documentaire. MARKESS International estime en effet que moins de la moitié des tâches associées à la gestion des documents et courriers entrants sont automatisées en 2012, et ce à l’aide de solutions informatiques. Les efforts ont pour l’instant porté sur les étapes situées aux deux extrémités de cette chaîne : numérisation, stockage et archivage. Cependant, les entreprises ne doivent pas se limiter à la simple mise au format numérique : l’optimisation passe indéniablement par l’intégration des données entrantes aux processus métiers.
Au‐delà de la capture des données il s’agit donc d’identifier et de classer les documents, de les distribuer en interne, d’en extraire les informations et les intégrer aux applications en place (métiers, ERP, gestion de contenu, etc.). A cette fin, de nombreux décideurs envisagent le recours à de nouvelles solutions informatiques, plus adaptées, ou à des services externalisés de type DPO (Document Process Outsourcing) ou de BPO (Business Process Outsourcing).
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